Sebagai mahasiswa TI kita sudah pasti tau 5S, yaitu materi yang kita terima saat matkul PTI di semester 1, sudah berulang kali diucapkan oleh dosen, bahkan poster tentangnya selalu dapat kita temui di dinding seluruh lab serta studio di lantai 2 GBTI. Kamu lupa apa itu 5S? Untuk kamu yang sudah lupa apa itu 5S, serta penasaran bagaimana bentuk peng-aplikasiannya, silahkan baca artikel ini sampai habis.
Menurut Hirano (1992) konsep 5S adalah bagian dari Kaizen, yaitu proses perubahan sikap yang menerapkan prinsip “A place for everything and everything in its place”, sehingga setiap anggota organisasi dibiasakan bekerja dalam lingkungan kerja dengan standar yang jelas. 5S merupakan kepanjangan dari Seiri (Memilah-milah), Seiton (Menyederhanakan), Seisou (Membersihkan), Seiketsu (Menstandarisasi), dan Shitsuke (Mendisiplinkan Diri). Sehingga akan dihasilkan peningkatan produktifitas dalam setiap kegiatan kita.
Untuk menerapkan 5S, hanya dibutuhkan waktu 1-2 jam, namun harus melibatkan semua orang yang bekerja di bidang yang bersangkutan. HMTI yang merupakan perangkat KBMTI dan merupakan cerminan mahasiswa TI UB sudah sewajarnya menggunakan metode ini untuk meningkatkan produktifitasnya. Berikut merupakan bentuk peng-aplikasian 5S dalam kegiatan sehari hari mahasiswa TI dan HMTI yang penulis rangkum dari buku Tools For Success karya Suzanne Turner.
- Seiri (Memilah-milah): Di himpunan, hilangkan semua item yang tidak diperlukan dalam waktu dekat, kalau bisa dibuat time frame agar kita mengetahui item/barang yang dibutuhkan 1 minggu kedepan. Contoh barangnya bisa jadi ATK, papan tulis, meja kerja, LPJ, proposal, map, barang di loker, dll sesuai kebutuhan. Sedangkan barang barang seperti sampah, tugas, kemeja kotor, bantal, poster acara kemarin, dan banyak lagi, bisa dibuang. Ada baiknya jika dibuat list sehingga lebih teratur dan dilakukan secara kontinu.
- Seiton (Menyederhanakan): Letakkan barang yang sering digunakan di tempat yang mudah diakses. Pastikan semuanya diberi label/tanda dengan jelas agar mudah diidentifikasi, bisa juga diberi label warna. Contohnya adalah semua ATK disatukan di satu tempat dan diberi label, semua laporan himpunan disatukan dalam 1 tempat serta diberi label warna merah, semua barang milik pribadi dimasukkan ke loker yang tersedia, poster dan surat-surat disatukan di satu wadah, dan sebagainya sesuai kondisi.
- Seisou (Membersihkan): Jagalah barang-barang dan juga himpunan agar tetap bersih, jangan menunggu sampai barangnya terlihat kotor, ada baiknya memberlakukan jadwal pembersihan sebagai langkah preventif. Kebersihan himpunan bukan lah bertujuan agar orang lain memuji, tetapi untuk memperlihatkan mental serta sikap mahasiswa TI yang katanya berpendidikan.
- Seiketsu (Menstandarisasi): Buatlah SOP untuk setiap kegiatan di semua divisi. Harus benar benar jelas dan rinci agar dapat dimengerti dan dilaksanakan semua orang yang bersangkutan. Contoh SOP yang perlu dibuat adalah SOP kegiatan apa yang boleh dilakukan di dalam ruangan HMTI, SOP mahasiswa yang ingin ikut lomba eksternal, SOP keamanan barang barang di HMTI, dan lain lain.
- Shitsuke (Mendisiplinkan Diri): yaitu memastikan bahwa peng-aplikasian 5S ini berlangsung secara terus-menerus. Itulah sebabnya Kahim dan departemen SarPras (internal) sangat berpengaruh signifikan, namun kontribusi dari seluruh mahasiswa TI sangat diperlukan dan tidak boleh hanya memberatkan peran melaksanakan 5S ini hanya kepada staff serta struktur HMTI.
Dan yang terakhir, budayakan 5S dan sosialisasikan ke semua mahasiswa TI. 5 S berasal dari Jepang, namun ternyata disana, hal ini bukan merupakan “tools” melainkan sudah menjadi filosofi masyarakat Jepang dalam menjalankan aktivitasnya dimanapun dan kapan pun dan terbukti hasilnya (penuturan pak Effendi dalam kuliah tamu) . Sehingga tak ada halangan bagi kita yang merupakan mahasiswa TI dan seharusnya paham mengenai 5S untuk menerapkannya.
Jadi menurut kamu, apakah HMTI FT-UBsudah menerapkan budaya 5S? atau kita ganti saja pertanyaannya, apakah HMTI FT-UB MAU menerapkan budaya 5S? Semoga saja.
(Hafiz Ardyan, angkatan 2015)
Referensi:
Hirano, Hiroyuki. 1996. Penerapan 5S di Tempat Kerja: Pendekatan Langkah Langkah Praktis(terjemahan). Jakarta: PQM Consultants.
Turner, Suzanne. 2002. TOOLS FOR SUCCESS (Acuan KOnsep Manajemen Bagi Manajer dan Praktisi Lainnya. Jakarta: Bhuana Ilmu Populer.